Maak vergaderen leuk en blijf bij de les

Besluitvorming staat vaak centraal in vergaderingen. Over van alles en nog wat. Best belangrijk zou je zeggen. Toch lazen wij pas dat bijna de helft tot zelfs 80% van de medewerkers stelt dat vergaderingen tijdverspilling zijn en deze zelfs nutteloos vinden. Vind jij dat zelf ook? Time for change! Wij helpen je vergaderingen leuk te maken. Stel je actief op, stel vragen en blijf zo bij de les!

Toegegeven, we snappen best dat een monoloog van George van de afdeling Finance op de nuchtere maag zwaar slaapverwekkend kan zijn. Het miezert buiten, de thee is warm en je weekend was zwaar: een wegtrekkertje ligt op de loer. Niet voor niets raadt Elon Musk, topman van Tesla, aan om gewoon weg te lopen uit slechte vergaderingen. Maar het kan echter echt anders!

Door je assertief op te stellen, goed te luisteren en in te springen op deelonderwerpen blijf je tijdens vergaderingen alert en gefocust.

Bereid je voor en weet wat je wil zeggen

Elke vergadering heeft een agenda. Er is dus bekend wat jullie gaan bespreken. Zorg ervoor dat je deze agenda kent en het doel van de meeting weet. Bedenk vervolgens vooraf goed wat jouw inbreng over elk onderwerp zal zijn en hoe je alles wilt vertellen.

Wat vind jij van die nieuwe investering? Of dat ene nieuwe product? Of de beslissing geen loonsverhogingen te bieden? Kortom: wat is jouw visie op dat wat er besproken wordt. Wanneer je weet wat je wilt zeggen, blijf je scherp op alles wat er gezegd wordt. Bovendien hou je een goed gevoel over aan een gedegen en nuttige eigen inbreng! Pas op! Vergaderen kan zomaar eens leuk worden!

Kies een goede spot

Wanneer je sprekers maar half ziet of hoort, is de kans groot dat je aandacht afdwaalt naar de sportwedstrijd van afgelopen weekend of het naderende tripje met vrienden. Wil je iets opsteken van de vergadering of jouw mening goed kunnen delen? Zorg dan dat je zelf iedereen goed kan zien en horen. Dit verhoogt de kans dat je betrokken blijft.

Stop verder je telefoon weg en leg je pen neer. Zo weet je zeker dat je er niet mee gaat zitten spelen en afgeleid raakt. En geen paniek: als je notities wilt maken, ligt je pen gewoon binnen handbereik.

Denk aan je houding en kleding

Kruip niet diep weg in een dikke warme trui en zak niet onderuit. Kies een outfit die energie uitstraalt: die energie neem je zelf namelijk ook over! Ga verder rechtop zitten en neem een actieve, open houding aan. Leun bijvoorbeeld een beetje naar voren en ga niet achterover zitten met de armen over elkaar. Op die manier laat je zien dat je luistert en blijf je zelf actiever en alerter.

Kijk actief naar de spreker

Aandacht is alles. Actief kijken en luisteren heeft al effect op je alertheid en verkleint de kans dat je aandacht een bocht van 90 graden neemt. Bovendien vinden sprekers het fijn om te merken dat het publiek luistert. Maak en hou dus vooral oogcontact. Of knik af en toe instemmend; natuurlijk wel alleen als je dit meent. En stel vragen als daar de gelegenheid toe is. De spreker vindt dit fijn en jij blijft bij de les. Win-win!

Bemoei je ook met het onderwerp: je hebt immers vooraf bedacht wat je wilt zeggen en wat jouw bijdrage gaat worden. Let ook op tegenstrijdigheden of zaken waar je het niet mee eens bent. Maar let op: laat mensen wel uitpraten en haak niet direct in. Dit laatste is enigszins bot en zorgt er ook voor dat je niet alles meer hoort wat er verder gezegd wordt. Het zit echter in onze aard om direct te willen inhaken, omdat ons hoofd simpelweg sneller gaat dan onze mond. Aandachtspuntje dus!

Wacht dus rustig een geschikt moment af. Vraag bijvoorbeeld tijdens een duidelijke pauze of rustmoment of je mag inhaken. Door te luisteren en je actief te bemoeien met de richting van het gesprek, laat je niet alleen zien dat je oplet, het maakt gesprekken voor jou persoonlijk ook nog eens leuker en uitdagender.

Luisteren is kijken

Wil je echt begrijpen wat iemand zegt? Bekijk dan ook aandachtig iemands lichaamshouding, gezichtsuitdrukking en gebaren. Non-verbale communicatie vormt een groot deel van onze totale communicatie en de uiteindelijke boodschap. Luisteren is dus zeker ook kijken! Ook niet onbelangrijk: stemvolume en intonatie. Signaleer je irritaties of andere emoties?

Kijk naar de spreker en je hoort en begrijpt beter wat iemand zegt.

Vat het standpunt van de ander samen

Wanneer je inhaakt op iemands woorden, kan het handig zijn te checken of je diegene goed hebt begrepen. Vat het geheel in je eigen woorden samen: je laat zien dat je iemand begrijpt en het helpt om het standpunt van de andere later beter te herinneren. Noteer jouw formulering eventueel. Je weet nooit hoe ze in de notulen terecht komen.

Pak het podium en maak je punt

Je hebt de vergadering goed voorbereid en weet wat je wilt zeggen. Het is vervolgens zaak jouw mening of visie vroeg in de discussie te delen. Komt het onderwerp waar je iets over kwijt wilt ter sprake? Wacht dan zoals gezegd wel rustig een geschikt moment af, maar wacht ook weer niet te lang. Je wilt immers jouw punt maken en niet wachten tot de discussie verzandt in een chaotisch gesprek door een vage opmerking van jouw buurman.

Neem bij het maken van jouw eigen punt ook weer lichaamshouding, intonatie en gebaren in gedachte. Zoals je als volleerd luisteraar inmiddels weet, hecht het publiek hier belang aan!

Breng het in de praktijk!

Plan nu je volgende vergadering en breng onze tips in de praktijk. Je zult zien dat vergaderen leuk is! Overweeg ook eens een externe locatie. Een nieuwe omgeving kan verkwikkend werken. Bij Bar Beton bieden we verschillende vergaderzalen bij onze twee vestigingen in Utrecht.

Neem contact met ons op of bel ons gerust op 085 - 888 22 11. We vertellen je graag over de mogelijkheden van onze vergaderruimtes.