Conflict in vergadering

Vergaderingen zijn bedoeld om in groepsverband belangrijke issues te bespreken. Aangezien helaas niet iedereen het altijd even eens is over de koers of zich kan vinden in bepaalde argumenten, kunnen zo nu en dan irritaties of zelfs pittige discussies ontstaan. Niets mis mee natuurlijk. Maar wat doe je als de vlam daadwerkelijk in de pan slaat? 

Hoe om te gaan met conflicten en ruzie tijdens een vergadering?

Veel managers zijn van mening dat het goed is dat het soms schuurt tussen collega’s en afdelingen. Het houdt iedereen scherp en ‘wrijving zorgt voor warmte’. Maar wat als het te heet wordt? De bedoel escaleert? En er ruzie ontstaat? Dit is natuurlijk niet wenselijk. Wij leggen je uit hoe je ervoor kunt zorgen dat iedereen weer kalmeert, alles rustig uitspreekt en als team tot een oplossing te komt!

Wees je bewust van potentiële knelpunten

Er is genoeg waar je het binnen een bedrijf mee oneens zou kunnen zijn. Denk maar eens aan een bepaalde investering die gedaan moet worden: ‘Kost het niet te veel, verdienen we dat wel terug en is het risico niet te groot’?

Of wat te denken van een collega of afdeling die in een project moet wachten op input van een ander. Of gewoon... onderlinge irritaties, simpelweg omdat iemands karakter je niet ligt. It happens: met de een kun je immers beter overweg dan met de ander. Onenigheid en vingerwijzen liggen op de loer en dan… kan de vlam in de pan slaan!

Signaleren en de-escaleren

Wanneer mensen zich aangesproken of aangevallen voelen, komt het voor dat zij uit verdediging enigszins fel of zelfs agressief reageren. In dat geval is direct duidelijk dat de boel uit de hand loopt. Anderen zijn wat meer introvert en hebben even de tijd nodig om te bedenken wat ze eigenlijk willen zeggen. Mogelijk slaan zij zelfs dicht in een conflictsituatie. Bij hen kan de woede zich opkroppen en pas later tot uiting komen dat hun emmer is overgelopen.

Een voorbeeld: soms blaast iemand de ander omver met een standpunt, waarna de ander volledig dichtklapt. Dit zegt echter natuurlijk niets over of iemand al dan niet gelijk heeft. 

Het is aan de gespreksleider om scherp te zijn op potentiële knel- en discussiepunten, ergernissen te detecteren en ervoor te zorgen dat de situatie niet escaleert. Zorg er dan ook voor dat iedereen zijn/haar standpunt kan delen en maak dingen bespreekbaar. 

Confronteren? Of parkeren… 

Je bent een serieus bedrijf en wilt professioneel opereren. Het is daarom niet per definitie fout om mensen aan te spreken op de verantwoordelijkheden die bij hun functie horen. Pas echter wel goed op dat de vergadering niet verzandt in openlijk moddergooien in het bijzijn van collega’s. Merk je dat de boel oververhit? Of slaan bepaalde gespreksdeelnemers dicht? Dan is het verstandig de betrokkenen later individueel te vragen naar hun standpunt en vervolgens gezamenlijk de situatie rustig uit te spreken tijdens een conflicthanteringsgesprek. 

Als gespreksleider kun je de boel - voor dat moment - sussen door aan te geven dat je merkt dat een gesprekspunt frictie veroorzaakt en dat het je beter lijkt dat de betrokkenen daar later in kleiner gezelschap over zullen door spreken. Het punt kan geparkeerd worden, zodat de overige belangrijke punten wel besproken kunnen worden.

We are on the same team

Inventariseer voorafgaand aan een conflicthanteringsgesprek de knelpunten bij de betrokkenen en laat hen hun visie beargumenteren. Het stellen van open vragen kan hierbij helpen. 

Voor het gezamenlijke gesprek is het goed heldere spelregels te formuleren. Zo moet iedereen elkaar laten uitpraten en rustig zijn standpunt formuleren: stemverheffingen hebben nog nooit bijgedragen aan een constructief gesprek. Verder is het goed om voor ogen te houden dat je als collega’s negen van de tien keer hetzelfde doel voor ogen hebt. Namelijk het welslagen van het project, de klant helpen of de omzet verhogen. Immers: We are on the same team!

Conflict bespreken

Het uitspreken van een ruzie of te hoog opgelopen meningsverschil kan het best gebeuren onder toezicht van een gespreksleider of bemiddelaar. Laat alle partijen een voor een hun bron van ergernis rustig en helder formuleren, zodat duidelijk is waar het conflict voor hen over gaat of vandaan komt. De betrokkenen kunnen vervolgens suggesties aandragen voor mogelijke oplossingen. Je kunt hen richting geven door te vragen wat zij zelf zouden kunnen doen of wat ze graag zouden willen dat de ander doet om de situatie op te lossen. Tot slot is het van belang om in overeenstemming te bepalen wat een ieder moet doen om in goede samenwerking verder te kunnen. En niet onbelangrijk: spreek een moment af om later de ingeslagen koers te evalueren!

Goed om rekening mee te houden is dat afdelingen onderling wellicht wel andere deelbelangen kunnen hebben. Ook kunnen er - wellicht privé - zaken spelen waar de ander geen weet van heeft, maar wel effect hebben op de conflictsituatie. Het is daarom goed van elkaar te weten wat er speelt. Verplaats je vervolgens eens in de ander; betere kennis van elkaars situatie of werkzaamheden kan al bijdragen aan begrip voor de van gang van zaken.

Communicatie is belangrijk

Ben je zelf onderdeel van zo’n conflict? Zorg er dan voor dat je het altijd uitspreekt. In levende lijve. Discussie voeren over de mail is een slecht idee en laat veel ruimte over voor interpretatie. En dat is onwenselijk. Hier bestaat de kans dat je intonaties ervaart, die niet zo bedoeld zijn en bovendien is er geen directe kans om door te vragen. Kortom: mailen? Niet doen! Goede, duidelijke communicatie is normaal al belangrijk, maar zeker bij een conflict. 

Ga speeddaten met collega’s

Een algemene tip om onderling begrip bij collega’s te vergroten en elkaar beter te leren kennen, is het introduceren van ‘speeddates’: een verplicht wekelijks kopje koffie met een steeds wisselende collega. Kennis van elkaars werkzaamheden, hobby’s en/of privéleven vergroten het wederzijds begrip en zorgen ervoor dat je net even meer van elkaar kunt hebben.

Conclusie

Wees tijdens vergaderingen scherp en signaleer mogelijke knelpunten. Zorg ervoor dat iedereen zijn visie kan delen. Escaleert het gesprek? Trek de angel dan uit de discussie door het conflict later met een kleiner gezelschap te bespreken. Inventariseer wat een ieder dwars zit, spreek het rustig uit, creëer wederzijds begrip en maak afspraken over wat betrokkenen moeten doen om te situatie op te lossen.