Dit zijn de beste vergadertechnieken
De meeste mensen vinden vergaderen een absoluut verlies van tijd. Je herkent dat gevoel ongetwijfeld, maar dat hoeft dus echt niet zo te zijn. Lees snel verder voor de beste vergadertechnieken. Tips en tricks inclusief!
Effectief vergaderen doe je zo
Je kunt zelf ervoor zorgen dat je vergadering op en top efficiënt is. Wat betekent dat dan?
Dat je dezelfde doelstelling behaald als degene die je had voorafgaande de vergadering. Dit keer lukt het met minder energie, met minder tijdverlies en met minder middelen. Effectief vergaderen dus!
Bepaal voor je vergadering een hele duidelijke doelstelling
Vaak hebben vergaderingen als doelstelling een heel vaag geformuleerde doelstelling. In de stijl van: ‘We moeten punt A gaan bespreken’, of: ‘Dit is het agendapunt’, waarna er een inhoudelijk punt zal volgen. Deze techniek werkt dus absoluut niet. Zorg ervoor dat je een heldere doelstelling hebt.
Voorbeelden van heldere doelstellingen in een vergadering zijn:
Het uitwisselen van informatie
Het bepalen van een mening over een standpunt
Het nemen van een beslissing
Dit zijn allemaal zaken met een aparte en concrete doelstelling. Als je deze op voorhand kan bepalen, kun je er na pas kijken of een vergadering überhaupt wel nodig is. Begin bij de basis die bestaat uit het doel van je vergadering. Vergeet nooit. De vergadering is een middel, niet een doel opzich.
Ga nooit vergaderen om het vergaderen. Heel vaak denken we een vergadering nodig te hebben, terwijl we achteraf pas bepalen wat het nut hiervan is. Er zijn zoveel middelen die je kan gebruiken om je doelstellingen te bereiken. Soms is een goede heldere email al voldoende om mensen te informeren.
What’s in it for me?
Of.. What’s in it for the meeting. Bepaal voor jezelf of voor je deelnemers van je vergadering, wat de meerwaarde is voor ieder van hen. Heel vaak staan we er niet bij stil. Als je deze koppelt aan je overduidelijke doelstelling, dan werkt dit perfect.
Je vermijdt dat er verkeerde mensen aanschuiven of dat men onverschillig de vergadering bijwoont. Als van te voren heel goed bepaald is wat het nut van de vergadering is, kun je ook als deelnemer zelf bepalen of het voor jou interessant is de vergadering bij te wonen. Blijkt een vergadering toch terecht? Kies dan voor de juiste voorbereiding. Zoals het delen van de agenda
Maak een agenda met tussentijden
Zet een duidelijke begin en eindtijd van de vergadering neer, maar zeker ook tussentijden voor elk agendapunt. Misschien jaagt dit jou of de deelnemers wat op, maar dat is soms juist de bedoeling. Verwacht weerstand wanneer je de tijden scherp indeelt. Mensen gaan dingen zeggen als: “Ik voel mij beperkt in mijn spreken”. Dat is nu net de bedoeling. Mensen moeten weten dat ze efficiënt moeten omgaan met hun eigen tijd, maar zeker ook met die van anderen.
Hou je aan de agenda
Je hebt gekozen voor een agenda, hou je hier ook aan. Mocht het als voorzitter toch niet lukken? Dan zijn er alsnog twee opties:
We gaan door met dit agendapunt, maar dan zal er een ander agendapunt hiervan afvallen.
We stoppen nu met de vergadering , maar we maken een tussenstand.
Wanneer je dit bijhoudt, weet je, wanneer de vergadering wordt vervolgt, precies over welke punten nog vergaderd dient te worden. Je begint dan ook de volgende vergadering bijvoorbeeld met: “Wat was de vorige keer de conclusie, en hoe gaan we hierop verder?” Het heeft ook nog eens als voordeel dat je volgende vergadering een stuk efficiënter zal verlopen.
Zorg voor interactie op een efficiënte manier
Dit doe je door als voorzitter te vragen aan de deelnemers of ze voor of tegen een voorstel zijn. Daarnaast laat je het hier niet bij. Je vraagt direct door waarom men voor of tegen het voorstel is. Natuurlijk kan men twijfelen, wanneer dit het geval is kun je de diepte in. Als men voor de rest beknopt houdt hoe ze zich voelen over de voorstellen, kun je met een redelijke snelheid veel punten bespreken.
Kies bij een grote groep voor een selectie van sprekers
Wanneer je met een grote groep vergadert is het slim om per agendapunt een aantal specialisten of betrokkenen meer aandacht te geven. Puur en alleen omdat zij veel meer over het onderwerp kunnen zeggen. Hierdoor kom je sneller tot een conclusie binnen het agendapunt. Bepaal voor elk punt, vanuit welke personen de meeste meerwaarde kan ontstaan in de discussie.
Succes met de beste vergadertechnieken
Zorg dankzij deze technieken voor een hele efficiënte vergadering. Natuurlijk zijn er meer technieken om waarde aan de vergadering toe te voegen. Denk bijvoorbeeld aan het leuk én nuttig maken van de meeting. En heb je al eens gelezen over de meest creatieve manieren van vergaderen?
Effectief vergaderen op een mooie locatie?
Als laatste is het belangrijk dat je een goede ruimte hebt om je vergadering te organiseren. Kies ook eens voor vergaderen buiten de deur. Centraal in Utrecht vind je bij Bar Beton unieke locaties in het centrum of langs de snelweg. Eenvoudig, efficiënt én sfeervol vergaderen. Niet voor niets is Utrecht, als meest centrale stad, erg populair om te vergaderen. Lees ook eens over de voordelen van vergaderen in deze veelzijdige stad.