De spelregels van efficiënt vergaderen

Om efficiënt te vergaderen is het belangrijk dat er spelregels worden ingevoerd. Deze spelregels voorkomen dat iedere vergadering uitloopt.

De belangrijkste spelregels op een rij:

•  Het doel van de vergadering moet voor de tijd duidelijk zijn.
  
  
•  Er is een heldere agenda
  
  
•  Stel een start- en eindtijd vast. De meest efficiënte vergaderingen duren maximaal 20-30 minuten.
  
  
•  De vergadering begint op de starttijd, ook al is niet iedereen aanwezig.
  
  
•  De vergadering mag niet uitlopen. Eindtijd = eindtijd.
  
  
•  Nodig alleen mensen uit die er echt bij moeten zijn. Des te minder mensen, des te beter.
  
  
•  Even praten over koetjes en kalfjes? Prima, maar alleen vóór de starttijd of na de eindtijd. Dan worden aanwezigen niet verplicht om naar de verhalen van Henks kleinkinderen te luisteren.
  
  
•  Zorg dat de vergaderruimte gereserveerd is.
  
  
•  Alles moet voor de starttijd al klaar staan (presentatie, pennen, water, etc).
  
  
•  Deel aan het begin van de vergadering geen papieren uit. Mensen letten de eerste paar minuten anders niet op. Stuur de informatie per mail (het liefst een dag voor de meeting) of deel het na de tijd uit.
  
  
•  Zet telefoons uit.
  
  
•  Neem geen laptop mee, maar kies voor pen en papier.
  
  
•  Praat iemand te lang, onderbreek hem of haar (uiteraard op een vriendelijke manier).
  
  
•  Is iemand lange tijd stil? Moedig hem/haar aan om te praten.
  
  
•  Let op lichaamstaal. Je kunt het vaak merken wanneer iemand verveeld, boos, teleurgesteld of moe is.
  
  
•  Kies een notulist uit, zodat een voorzitter zich op zijn taak kan focussen.
  
  
•  Zorg dat iedereen on-topic blijft.
  
  

Na de tijd:

•  De notulen met actiepunten worden dezelfde dag of maximaal een dag later opgestuurd.

Wil je meer weten over effectief vergaderen? Lees onze 21 tips!

Bronnen: Forbes, GovLeaders.org & Michael Hayett