Effectief vergaderen doe je zo: 21 tips!

De seconden, minuten en uren tikken weg en ondertussen worden er geen knopen doorgehakt. Tijd om effectief te vergaderen. Bar Beton geeft 21 praktische tips.

Tip #1: goede voorbereiding
Bepaal voor de tijd de agenda en stuur deze naar de aanwezigen. Zo ontstaat er geen misverstand over wat er besproken gaat worden. Tijdens de vergadering mogen geen nieuwe agendapunten ingediend worden. Communiceer dit naar de aanwezigen.

Tip #2: is een vergadering wel echt nodig?
Is een vergadering echt nodig? Plan alleen een vergadering als er iets te vergaderen valt. Soms is een kort gesprek, een telefoontje, een e-mail of een chat voldoende. 

Tip #3: prioriteer agendapunten
Zijn er twintig agendapunten ingeschoten, maar is er niet genoeg tijd om al deze punten te behandelen? Parkeer dan punten. De belangrijkste agendapunten krijgen voorrang.

Tip #4: kies een voorzitter
Kies een voorzitter. Deze voorzitter bereidt de vergadering voor en bepaalt een begin- en eindtijd. Per agendapunt wordt bepaald hoe lang het duurt. Op die manier weet de voorzitter of er gas gegeven moet worden om het uitlopen van een vergadering te voorkomen. De tussentijden staan ook op de vergaderagenda. Dit heeft een psychologisch effect op de deelnemers.

Tip #5: begin op tijd
Begint de vergadering om 13:00 uur, maar is om 13:00 uur nog niet iedereen aanwezig? Gewoon beginnen. Laatkomers mogen niet beloond worden. Zorg dat je op tijd begint, want tijd is voor alle aanwezigen kostbaar.

Tip #6: maximaal 1,5 uur
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen? Plan dan ook een kwartier pauze.

Tip #7: staat alles klaar?
De voorzitter zorgt er overigens voor dat alles aanwezig is. Denk bijvoorbeeld aan een beamer, kwaliteitskoffie, thee en eventueel wat broodjes. Als de beamer om 13:00 uur - tijdens de start van de vergadering - nog opgestart moet worden, dan verliezen alle deelnemers kostbare tijd.

Tip #8: denk na over de opstelling
Een rechthoeke of ronde tafel. Vierkant of u-vorm? Laag zitten of hoog zitten? Er zijn verschillende opstellingen. Kies een zaalopstelling die het beste bij het karakter van de vergadering past. Hier lees je meer informatie over zaalopstellingen.

Tip #9: wie is de notulist?
Een notulist is zeer belangrijk. De notulist maakt aantekeningen en mailt alles na de meeting naar de aanwezigen. Zo heeft iedereen de afspraken helder op papier. Houd het kort en bondig en bepaal per aanwezige de actiepunten. Ieder actiepunt heeft één eigenaar, zodat er geen twijfel bestaat over wie verantwoordelijk is.

Tip #10: respecteer iedere aanwezige
Respecteer iedere aanwezige. Ieder agendapunt moet afgesloten worden met een samenvatting van het punt. Vraag ook of iedereen het met een agendapunt eens is.

Tip #11: neem een kookwekker mee
Loopt ieder punt steevast uit? En lukt het niet om het kort en bondig te houden. Neem dan een kookwekker mee. Bijv. iedere aanwezige mag 30 seconden reageren op een punt.

Tip #12: parkeer langlopende conflicten
Ontstaat er een felle discussie over een agendapunt? Een voorzitter moet dan ingrijpen. In de meeste gevallen is het verstandig om een tweede vergadering te plannen. Aan deze vergadering neemt een kleiner groepje deel. Als de voorzitter ingrijpt, is het van belang dat dit altijd beleefd gebeurt. Door de deelnemers serieus en netjes aan te spreken, voelen alle deelnemers zich gewaardeerd en ontstaat er een prettige vergadersfeer. Lees meer over omgaan met conflicten tijdens vergaderingen.

Tip #13: vraag toestemming bij uitloop
Stel dat een vergadering tot 13:00 uur duurt, maar je weet als voorzitter dat de meeting gaat uitlopen, vraag dan tijdens een vergadering toestemming aan de aanwezigen of de vergadering langer mag duren. Ga niet zonder toestemming van iedereen door.

Tip #14: staand vergaderen
Vergader eens staand. Het voordeel van staan is dat iedereen geconcentreerd blijft. Ook is het minder prettig dan zittend vergaderen, waardoor deelnemers sneller en effectiever vergaderen. Daarnaast is staand vergaderen het gezond. Zeker voor mensen die hele dagen zitten voor hun werk.

Tip #15: schaf de rondvraag af
Tijdens de rondvraag kunnen mensen punten inbrengen, die niet op de agenda staan. Dit is niet nodig. De nieuwe agendapunten kunnen beter meegenomen worden naar de volgende vergadering. Daarnaast kost een rondvraag veel tijd, omdat iedere aanwezige nog even een zegje wil doen. Afschaffen dus.

Vergader extern, bijvoorbeeld bij Bar Beton in Utrecht!

Tip #16: mensen mogen eerder weg
Niet iedereen hoeft tijdens de hele vergadering aanwezig te zijn. Sta toe dat deelnemers eerder naar buiten mogen. Zo besteed je de tijd nog efficienter en zijn mensen alerter.

Tip #17: haal het sociale aspect uit een vergadering
Is een vergadering tevens een ontmoetingsmoment waarin bij wordt gepraat? Koppel het dan los. Creëer een ander ontmoetingsmoment, bijvoorbeeld een vrijdagmiddagborrel.

Tip #18: ga naar buiten
Vergader op een externe locatie. Huur bijvoorbeeld een vergaderlocatie in Utrecht, de best bereikbare stad van Nederland (zowel met de auto als met de trein). Extern vergaderen heeft als voordeel dat alle aanwezigen even uit de dagelijkse sleur worden getrokken, zodat zij niet worden afgeleid door randzaken.

Tip #19: combineer een vergadering met een lunch
Het is heel gebruikelijk om een vergadering te combineren met een lunch. Op die manier wordt een vergadering op een prettige manier afgesloten. Bij Bar Beton is het mogelijk om een vergaderzaal in combinatie met een geheel verzorgde lunch of diner te regelen. De broodjes kunnen in de zaal worden opgegeten, maar het is vaak ook leuk om even uit te breken.

Tip #20: vergader zo min mogelijk in de drukste maand
Is december de drukste maand van het jaar? Plan dan zo min mogelijk vergaderingen in deze maand. In januari is het rustiger en hebben jouw collega's meer tijd over. Dit voorkomt een overspannen sfeer tijdens vergaderingen.

Denk goed na over de vergaderopstelling.

Tip #21: verzamel feedback
Vraag aan het eind van een vergadering of iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Stel tevens de vraag of de vergadering aan de verwachtingen heeft voldaan. Let goed op de gezichtsuitdrukkingen van de deelnemers.

Bonustip: blijf doorgaan
Houd er rekening mee dat er niet direct een effectieve vergadercultuur en effectief vergadergedrag ontstaat. Het heeft tijd nodig. Blijf doorgaan en handhaaf de regels hierboven.

P.s.
Wij vinden het leuk als je dit artikel deelt met vrienden, collega's en kennissen. Deel het artikel op Facebook, plaats een tweet of publiceer een post op Linkedin. Alvast bedankt!

Lees ook:
Dit zijn de spelregels van efficiënt vergaderen
69 vergadertips om nog beter te vergaderen